Con la nueva ley de 40 horas semanales en Chile, la eficiencia y la productividad se vuelven aún más cruciales.

Cada minuto cuenta, y la forma en que gestionamos nuestro tiempo en reuniones puede marcar la diferencia entre avanzar hacia nuestras metas o simplemente acumular horas de discusión sin resultados claros.

Las reuniones productivas no son una carga; son una herramienta esencial para alinear equipos, resolver problemas críticos y tomar decisiones rápidas. Sin embargo, demasiadas veces nos encontramos atrapados en reuniones que se alargan, carecen de foco, o simplemente no aportan valor. La clave está en estructurarlas correctamente para maximizar su impacto.

Claves para impulsar la productividad en reuniones semanales y diarias

Reuniones Semanales (60 a 90 minutos): Estrategia y ejecución al frente
Estas reuniones deben centrarse en resolver los desafíos más importantes de la semana y avanzar hacia los objetivos trimestrales. Aquí te dejamos algunas recomendaciones:

– Identifica el cuello de botella: Revisa las prioridades y detecta el mayor obstáculo para alcanzar tus metas. Esto puede surgir de conversaciones con tu equipo, clientes, o proveedores.

– Brainstorming enfocado: Desarrolla un brainstorming de soluciones con el equipo. Asegúrate de mantener la discusión productiva y orientada a la acción.

– Acción definida: Llega a un acuerdo sobre la acción a seguir, estableciendo claramente quién hará qué y para cuándo.

– Evita reportes extensos: No utilices la reunión para informes detallados al líder; el tiempo del equipo es muy valioso para perderlo en reportes que pueden resolverse con otras herramientas.

– Tip esencial: No definir una acción o no aclarar su alcance son los mayores obstáculos para una reunión efectiva.

Reuniones Diarias (10 minutos): Comunicación clara y concisa
Estas reuniones breves deben enfocarse en alinear prioridades diarias y detectar problemas rápidamente. La rutina recomendada para cada miembro del equipo incluye:

– Novedades clave: Cada miembro comparte las dos novedades más importantes de las últimas 24 horas.

– Prioridades del día: Comunicar la principal prioridad para las próximas 24 horas.

– Identificar obstáculos: Declarar si hay algún problema que esté dificultando el progreso.

Importante: Evita los debates sobre las prioridades durante estas reuniones. No es el momento para redefinir lo que ya está en curso; es para alinear y resolver rápidamente.

Implementar estas prácticas no solo hará que tus reuniones sean más efectivas, sino que también preparará a tu equipo para trabajar de manera más ágil y enfocada dentro de las nuevas 40 horas laborales. La productividad no se mide por el tiempo, sino por los resultados y la claridad con la que los equipos trabajan.

De la Productividad a la Disfrutividad

Menos tiempo de trabajo no significa menor productividad si logras que tus reuniones sean efectivas, breves y enfocadas. La clave está en estructurar reuniones diarias y semanales que impulsen el alineamiento y la agilidad, permitiéndote no solo ser más productivo, sino también disfrutar más de tu tiempo libre. Este es el concepto de “disfrutividad”: producir más por hora para disfrutar más por semana. Al optimizar las reuniones, no solo estarás cumpliendo con tus objetivos empresariales, sino también asegurándote de que tu equipo y tú puedan disfrutar de una mejor calidad de vida.

¿Cómo optimizas tus reuniones para mejorar la productividad en tu empresa? Comparte tus experiencias en los comentarios.

Tomás Edwards

Senior Coach